Senden großer Dateien

Zu sehen, dass eine E-Mail wegen einer großen Anlage zurückkommt oder blockiert wird, ist frustrierend. Der Grund dafür ist einfach. Internetdienstanbieter und E-Mail-Anbieter schränken die Größe der Dateien ein, die Sie hochladen oder senden können. Dadurch werden große Datenmengen daran gehindert, ihre Dienste zu verlangsamen.

Die Grenzwerte sind niedriger, als die meisten erwarten. Outlook und iCloud erlauben bis zu 20 MB. Gmail, Yahoo, GmailMail und AOL bis zu 25 MB. Zwei Details sorgen dafür, dass die tatsächliche Obergrenze noch niedriger ist. E-Mail-Anlagen werden für die Übertragung kodiert, wodurch sie größer werden. Deshalb liegt die größte Datei, die tatsächlich passt, bei ungefähr 75 Prozent des angegebenen Limits, und bei einem Limit von 25 MB passt eine Datei von etwa 18 MB. Der Anbieter des Empfängers erzwingt auch sein eigenes Limit, sodass die kleinere der beiden Obergrenzen entscheidet, ob Ihre Nachricht zugestellt wird.

Bevor Sie eine Methode auswählen, hilft es zu wissen, wo sich Ihre Datei befindet. Ein paar grobe Richtwerte für Dateien, die kleine Unternehmen am häufigsten senden: Ein Foto aus der Handykamera hat meist ein paar Megabyte und eignet sich gut als Anhang; eine Präsentation mit Bildern liegt oft bei 10 bis 30 MB und kann damit gerade noch im Limit liegen; ein kurzes Video überschreitet das Limit schon nach der ersten Minute des Materials; eine Design-, CAD- oder Rohbilddatei umfasst in der Regel Hunderte von Megabyte; und ein Ordner mit gescannten Rechnungen oder Verträgen wächst schnell, sobald mehr als ein paar Dutzend Seiten zusammenkommen.

Die praktische Regel: Alles, was über 18 MB geht, benötigt einen Link anstelle einer Anlage, und alles, was über ein paar Hundert Megabyte hinaus geht, benötigt Cloudspeicher.

Laden Sie die Datei hoch, und geben Sie dann einen Link zu ihr frei. Dies ist die höchste Obergrenze von vier bis zu 250 GB pro Datei und funktioniert für ein einzelnes Dokument oder einen gesamten Ordner. Empfänger benötigen kein Konto beim Speicheranbieter, um den Link zu öffnen. Worauf Sie achten sollten, sind die Berechtigungen, wenn Sie etwas außerhalb Ihrer eigenen Organisation freigeben. Deshalb ist es wichtig, den Zugriff bewusst festzulegen. Wenn Sie neu darin sind, erfahren Sie unter Cloudspeicher für kleine Unternehmen, wie der zugrunde liegende Dienst funktioniert.

Zusammenarbeitstools kombinieren Chat, Videobesprechungen und Dateispeicher an einem Ort, und sie sind in der Regel in den Cloudspeicher integriert, sodass das Senden einer Datei innerhalb einer Unterhaltung nur einen Schritt bedarf. Dies ist die schnellste Option für Personen, mit der Sie bereits arbeiten. Der Nachteil besteht darin, dass Dateien über Threads verteilt sind und später schwieriger zu finden sind.

Mit diesen können Sie eine Datei hochladen und einen Downloadlink senden, einige kostenlos und einige mit Abonnement. Sie sind nützlich, wenn sich der Empfänger außerhalb Ihrer üblichen Tools befindet. Prüfen Sie die Sicherheitsprotokolle, bevor Sie einen Dienst verwenden, denn diese Websites bieten oft keine starke Sicherheit oder Datenschutz. Verwenden Sie bei vertraulichen Informationen stattdessen Ihren Cloudspeicheranbieter.

Wenn Sie einen Ordner zippen oder ein großes Archiv in Teile aufteilen, können Sie eine Datei unter den Grenzwert bringen. Das hilft aber nur begrenzt. Video, Fotos und PDFs sind bereits komprimiert, sodass sie kaum verkleinert werden. Für die meisten kleinen Unternehmen deckt der Cloudspeicherlink fast jeden Fall ab, und alles andere ist situationsabhängig.

Die Cloudlinkmethode dauert etwa eine Minute. Speichern Sie zuerst die Datei in Ihrem Cloudspeicher, oder ziehen Sie sie in den Ordner, in den sie gehört. Warten Sie als Zweites, bis der Upload abgeschlossen ist, da der Link erst funktioniert, wenn die Datei vollständig vorhanden ist. Wählen Sie drittens die Freigabeoption aus, entweder die Schaltfläche „Freigeben“ im Dokument, oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei in ihrem Ordner. Legen Sie als Viertes die Berechtigungen vor dem Senden fest: Wer kann sie öffnen, ob die Datei bearbeitet oder nur angezeigt werden kann und ob der Link ablaufen soll. Fünftens: Senden Sie den Link per E-Mail, Chat oder Text.

Einige E-Mail-Apps verkürzen dies weiter. Fügen Sie eine überdimensionierte Datei in Outlook an, und es bietet Ihnen an, die Datei auf OneDrive hochzuladen und die Anlage durch einen Freigabelink zu ersetzen, wodurch dasselbe Ergebnis erzeugt wird, ohne Ihren Posteingang zu verlassen. Überprüfen Sie die Berechtigungen für diesen Link, wenn sich der Empfänger außerhalb Ihrer Organisation befindet.

Cloudspeicher sollte eher die Standardoption als die Ausweichlösung sein, und die Gründe gehen weit über die Dateigröße hinaus. Benutzerfreundlichkeit: Senden Sie eine E-Mail-Einladung oder einen direkten Link, und der Empfänger klickt, um sie zu öffnen, ohne ein Konto zu benötigen. Sicherheit: Dateiverschlüsselung, Überwachung verdächtiger Anmeldungen, Ransomware-Erkennung, Virenüberprüfung, Zwei-Faktor-Authentifizierung und kennwortgeschützte Links sind integriert. Berechtigungen: Schränken Sie ein, wer eine Person in einer Gruppe anzeigen, kommentieren, bearbeiten oder erneut freigeben kann, auf jede Person mit dem Link. Wiederherstellung: Wenn eine empfangende Person die Datei löscht, können Sie sie aus dem Papierkorb wiederherstellen, und wenn sie sie verändert, können Sie auf eine frühere Version zurücksetzen.

Sicherung: Dateien bleiben geschützt, wenn ein Gerät verloren geht, gestohlen wird oder abstürzt. Zusammenarbeit: Einmal freigeben und gemeinsam an derselben Datei arbeiten, wobei Änderungen sofort sichtbar sind. Weniger Speicherplatz: Die Datei belegt weniger Platz auf Ihrem Gerät und keinen Teil Ihres E-Mail-Kontingents. Kosten: Die meisten Dienste bieten eine kostenlose Stufe, daher gibt es keinen Grund, für ein höheres E-Mail-Limit oder ein Übertragungsabonnement zu zahlen. Zusammen wandeln sie eine unidirektionale Übermittlung in eine freigegebene Arbeitskopie um, was Sie in der Regel von Anfang an wollten.

Durch die Freigabe eines Links wird der Zugriff erweitert, sodass es sich lohnt, einige Gewohnheiten zu verankern. Unser Leitfaden zum Sichern der Dateifreigabe für kleine Unternehmen befasst sich ausführlicher mit den Schutzmechanismen, die sich hinter ihnen befinden.

Teilen Sie vertrauliche Dateien nach Möglichkeit mit namentlich genannten Personen statt mit allen, die den Link haben. Legen Sie standardmäßig Berechtigungen zum reinen Anzeigen fest, es sei denn, die empfangende Person muss die Datei wirklich bearbeiten. Fügen Sie ein Ablaufdatum hinzu, damit der Link nicht mehr funktioniert, sobald das Projekt abgeschlossen ist, und ein Kennwort für Finanz-, Rechts- oder Kundendatensätze. Lesen Sie vor dem Hochladen vertraulicher Daten auf eine kostenlose Übertragungswebsite, was sie über Verschlüsselung und Aufbewahrung sagt, da viele Dateien länger aufbewahrt werden, als Sie annehmen würden.

Eine freigegebene Datei ist in der Regel eine Arbeitsdatei, und die Arbeit beginnt, sobald der Link verschickt wird. Genau hier zahlt sich KI-Unterstützung aus: Sie kann einen langen Vertrag oder Bericht zusammenfassen, damit niemand 40 Seiten lesen muss, um eine Änderung zu finden, die Nachricht zum Link entwerfen und einen Überblick darüber geben, was die Beteiligten bearbeitet haben, während Sie weg waren. Die Datei ist nicht mehr etwas, das Sie per E-Mail gesendet haben, und wird zu etwas, das das Team zusammen durchläuft.

Das Senden großer Dateien ist kein Problem mehr, sobald Sie auf das Anhängen verzichten. Verschieben Sie die Datei in den Cloudspeicher, passen Sie die Berechtigungen für die Personen an, die sie sehen sollen, und senden Sie den Link. OneDrive bietet kleinen Unternehmen diesen Link zusammen mit Verschlüsselung, Versionsverlauf und ablaufendem Zugriff, damit Freigaben standardmäßig sicher sind. Erste Schritte mit OneDrive