Λήψη σημειώσεων AI: πώς λειτουργεί και πώς να επιλέξετε ένα εργαλείο

Η λήψη σημειώσεων με τεχνητή νοημοσύνη είναι η διαδικασία χρήσης τεχνολογιών, αλγορίθμων και μοντέλων γλώσσας τεχνητής νοημοσύνης για τη βελτίωση του τρόπου λήψης, οργάνωσης και διαχείρισης των σημειώσεων. Η μη αυτόματη έκδοση επιβάλλει ένα συμβιβασμό: όποιος πληκτρολογεί είναι μόνο ο μισός στη συνάντηση, επομένως οι σημειώσεις και η συμμετοχή τους υποφέρουν και οι δύο.

Η λήψη σημειώσεων AI εξαλείφει αυτή την αντιστάθμιση χειριζόμενη την ίδια τη λήψη. Για μια επιχείρηση χωρίς αποκλειστικό σημειωματάριο, οι συσκέψεις που κανείς δεν είχε χρόνο να γράψει τώρα παράγει ένα αρχείο από προεπιλογή.

Τα περισσότερα εργαλεία εκτελούν τα ίδια πέντε βήματα και η γνώση τους σάς λέει πού είναι πιθανό να αποτύχει ένα εργαλείο. 1. Καταγραφή. Το εργαλείο λαμβάνει ζωντανό ήχο από μια σύσκεψη ή κλήση και συχνά πληκτρολογημένο κείμενο, μεταφορτωμένα έγγραφα ή μια φωτογραφία μιας χειρόγραφης σελίδας. 2. Μεταγραφή. Η αναγνώριση ομιλίας μετατρέπει τις προφορικές λέξεις σε κείμενο. Τα καλά εργαλεία επισημαίνουν το ηχείο και σφραγίζουν την ώρα, κάτι που σας επιτρέπει να βρείτε τη στιγμή που συμφωνήθηκε κάτι. 3. Δομή. Η επεξεργασία φυσικής γλώσσας επιλέγει τις οντότητες, τα θέματα και τις σχέσεις στη μεταγραφή και τους προσθέτει ετικέτες. Αυτή είναι η διαφορά ανάμεσα σε μια εγγραφή και κάτι με δυνατότητα αναζήτησης. 4. Σύνοψη. Η αποσπασματική σύνοψη επιλέγει τις προτάσεις που έχουν ήδη το μεγαλύτερο νόημα. Η αφηρημένη σύνοψη γράφει νέα που λένε το ίδιο πράγμα με λιγότερες λέξεις. 5. Συγχρονισμός. Οι σημειώσεις τοποθετούνται στο ημερολόγιό σας, στη λίστα εργασιών ή στον κοινόχρηστο χώρο αποθήκευσης.

Αυτό το τελευταίο βήμα έχει μεγαλύτερη σημασία από όσο φαίνεται. Ένα εργαλείο που σταματά στο βήμα τέταρτο αφήνει την αρχειοθέτηση σε εσάς, και έτσι οι καλές σημειώσεις χάνονται σε έναν φάκελο λήψεων.

Οι πωλητές χρησιμοποιούν αυτούς τους όρους χαλαρά και γνωρίζοντας ποια δουλειά χρειάζεστε θα σταματήσετε να αγοράζετε το λάθος προϊόν.

Δημιουργεί και οργανώνει σημειώσεις, με δυνατότητες όπως φωνή σε κείμενο, έξυπνη κατηγοριοποίηση και προτάσεις με βάση τα συμφραζόμενα. Ένας διαχειριστής έργου μπορεί να καταγράψει σημειώσεις συνάντησης σε πραγματικό χρόνο και να συνεχίσει να συμμετέχει στη συζήτηση.

Μετατρέπει τον λόγο σε κείμενο, στοχεύοντας στην πιστότητα και όχι στην ερμηνεία. Χρησιμοποιήστε το όταν έχει σημασία η ακριβής διατύπωση, όπως συνεντεύξεις και κλήσεις πελατών.

Συμπυκνώνει το κείμενο. Δώστε του μια εκτενή αναφορά, παρουσίαση ή μεταγραφή και θα επιστρέψει τα βασικά σημεία.

Τα περισσότερα προϊόντα συνδυάζουν τουλάχιστον δύο από τα τρία. Η διάκριση σας λέει τι να δοκιμάσετε: αν η ακριβής διατύπωση είναι κρίσιμη, δοκιμάστε τη μεταγραφή. αν η ταχύτητα κατανόησης είναι, δοκιμάστε την περίληψη.

Τα εργαλεία διαφέρουν ανάλογα με τις υποκείμενες τεχνολογίες στις οποίες έχουν επενδύσει.

Μετατρέπει τις προφορικές λέξεις σε γραπτό κείμενο, ώστε τα άτομα να μπορούν να υπαγορεύουν αντί να πληκτρολογούν.

Προσδιορίζει οντότητες, σχέσεις και συναίσθημα, γεγονός που καθιστά τις σημειώσεις με δυνατότητα αναζήτησης και όχι απλώς αποθήκευσης.

Διαβάζει το θέμα ενός συνόλου σημειώσεων και το εφαρμόζει για να παράγει σαφέστερο αποτέλεσμα.

Συμπυκνώνει μεγάλα αποσπάσματα σε βασικά σημεία χρησιμοποιώντας μηχανική εκμάθηση.

Βγάζει σημαντικούς όρους για τη δημιουργία των ετικετών που συγκρατούν μαζί ένα αυξανόμενο αρχείο.

Επεξεργάζεται φωτογραφίες, διαγράμματα και χειρόγραφες σελίδες.

Αναλύει τον τρόπο με τον οποίο ένα άτομο κρατά σημειώσεις και προσαρμόζει τις προτάσεις του ώστε να ταιριάζουν.

Διατηρεί τις σημειώσεις ενημερωμένες σε όλες τις συσκευές, επομένως μια ομάδα λειτουργεί από μία έκδοση.

Συνδέει το εργαλείο με ημερολόγια, διαχείριση εργασιών και αποθήκευση στο cloud.

Λίγα εργαλεία κάνουν καλά και τα εννέα, επομένως η ερώτηση αγοράς ταιριάζει με την εργασία σας και όχι με τον αριθμό δυνατοτήτων.

Τα πλεονεκτήματα φτάνουν με παραγγελία και τα μεταγενέστερα εμφανίζονται μόνο εάν παραμείνετε με το εργαλείο.

Η συλλογή και η οργάνωση πληροφοριών απαιτεί λιγότερο χρόνο, γεγονός που απελευθερώνει τους ανθρώπους για εργασία που χρειάζεται την κρίση τους.

Η αυτοματοποίηση της μεταγραφής και της κατηγοριοποίησης κρατά την προσοχή στη συνομιλία και όχι στο πληκτρολόγιο.

Οι σημειώσεις που είναι διαθέσιμες σε όλες τις συσκευές φτάνουν στα άτομα που δεν συμμετείχαν στη σύσκεψη, επομένως η γνώση παύει να συνδέεται με όποιον παρευρέθηκε.

Η αυτοματοποιημένη προσθήκη ετικετών δημιουργεί μια εγγραφή της οποίας η τιμή συνδυάζεται. Ένας χρόνος σημειώσεων με δυνατότητα αναζήτησης απαντά σε ερωτήσεις που δεν μπορεί να κάνει ένας φάκελος με χαλαρά έγγραφα.

Με αρκετό υλικό, η ανάλυση μοτίβων εμφανίζει σχετικό περιεχόμενο και επαναλαμβανόμενα θέματα.

Η υπόθεση ξεκαθαρίζει σε μια συνηθισμένη εβδομάδα.

Οι δεσμεύσεις καταγράφονται όσο είναι ακόμα ακριβείς.

Τα στοιχεία ενέργειας μετατρέπονται σε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή λίστα εργασιών την ίδια ημέρα, όχι τρεις ημέρες αργότερα από τη μνήμη.

Μια περίληψη φτάνει σε όποιον την έχασε, καταργώντας την ανάγκη διεξαγωγής της συνάντησης δύο φορές.

Μια γραπτή εγγραφή κάθε υποψηφίου κάνει τη σύγκριση πιο εύλογη και διατηρεί ένα μικρό πλαίσιο συνεπές.

Οι χειρόγραφες σημειώσεις και τα φωνητικά σημειώματα από το δρόμο γίνονται κείμενο με δυνατότητα αναζήτησης.

Τα περισσότερα άρθρα κατατάσσουν εργαλεία για εσάς. Πιο χρήσιμο είναι να ξέρεις τι να κάνεις, αφού η σωστή απάντηση εξαρτάται από τις συναντήσεις σου και την ανοχή σου στον κίνδυνο.

Η ακρίβεια πέφτει με τις προφορές, τις συζητήσεις και τη βιομηχανική ορολογία. Εκτελέστε τη δοκιμή σε μια πραγματική εγγραφή σύσκεψης, όχι σε επίδειξη του προμηθευτή.

Ένα εργαλείο που εγγράφει στο ημερολόγιο και στον αποθηκευτικό χώρο σας αποθηκεύει ένα βήμα κάθε φορά. Αυτό που σας δίνει ένα αρχείο για να μετακινήσετε προσθέτει έναν μικρό φόρο σε κάθε συνάντηση και οι μικροί φόροι σκοτώνουν την υιοθεσία.

Ρωτήστε πού αποθηκεύονται οι εγγραφές, πόσο καιρό διατηρούνται, ποιος μπορεί να έχει πρόσβαση σε αυτές και εάν το περιεχόμενό σας εκπαιδεύει τα μοντέλα του προμηθευτή'. Λάβετε απαντήσεις πριν από την κυκλοφορία, όχι αφού ρωτήσει ένας πελάτης.

Οι κανόνες ηχογράφησης διαφέρουν ανάλογα με την πολιτεία και τη χώρα/περιοχή, και ορισμένοι απαιτούν από όλους όσους καλούνται να συμφωνήσουν. Βεβαιωθείτε ότι το εργαλείο ανακοινώνεται από μόνο του και διευθετήστε την πρακτική της ομάδας' σας πριν από την πρώτη ηχογραφημένη κλήση πελάτη.

Το ποιος καταγράφει, ποιος μοιράζεται μια μεταγραφή και πόσο καιρό φυλάσσονται οι σημειώσεις δεν πρέπει να αφήνονται στην ατομική κρίση.

Η τιμολόγηση ανά θέση και ανά λεπτό παράγει διαφορετικούς λογαριασμούς. Τιμή με έναν πραγματικό μήνα.

Οι ομάδες που παίρνουν αξία από αυτό ξεκινούν στενά.

Μια εβδομαδιαία standup ή μόνιμη κλήση πελάτη δίνει μια δίκαιη ανάγνωση της ακρίβειας χωρίς να διαταράσσει τα πάντα ταυτόχρονα.

Χρησιμοποιήστε την ίδια διατύπωση κάθε φορά, ώστε να γίνει ρουτίνα.

Παραλείψτε αυτό και οι περιλήψεις διασκορπίζονται στα εισερχόμενα, αφήνοντας το ίδιο πρόβλημα μνήμης και περισσότερα αρχεία.

Διαβάστε τις περιλήψεις σε σχέση με ό,τι θυμάστε και διδάξτε στο εργαλείο τους όρους που συνεχώς κάνει λάθος.

Πολλά εργαλεία της Microsoft ταιριάζουν σε διαφορετικά μέρη αυτού. Το Microsoft OneNote είναι ένα κοινόχρηστο ψηφιακό σημειωματάριο. Οι ζωντανές μεταγραφές Microsoft Teams διευκολύνουν την παρακολούθηση των συσκέψεων καθώς συμβαίνουν και η έξυπνη σύνοψη Teams παράγει την επισκόπηση στη συνέχεια. Η μεταγραφή στο Word καταγράφει και μεταγράφει συνομιλίες στο Word για τον Ιστό, το οποίο ταιριάζει σε συνεντεύξεις και κλήσεις ένας προς έναν. Όταν πρέπει να γραφτεί η συνέχεια, το Copilot Chat μπορεί να το συντάξει από το ίδιο υλικό.

Κρίνετε ό,τι κι αν επιλέξετε για ένα πράγμα μετά από ένα μήνα: αν οι άνθρωποι έχουν σταματήσει να κρατούν σημειώσεις με το χέρι, λειτουργεί.