Comment envoyer des fichiers volumineux

Voir un courriel renvoyé ou bloqué à cause d’une pièce jointe volumineuse peut être frustrant, et la raison est simple. Les fournisseurs d’accès à Internet et les fournisseurs de messagerie limitent la taille des fichiers que vous pouvez charger ou envoyer, ce qui évite que d’énormes volumes de données ralentissent leurs services.

Les limites sont inférieures à ce que la plupart des gens imaginent. Outlook et iCloud se limitent à 20 Mo. Gmail, Yahoo, ProtonMail et AOL se limitent à 25 Mo. Deux détails abaissent encore davantage cette limite réelle. Les pièces jointes des courriels sont encodées pour le transport, ce qui augmente leur taille. Donc le plus gros fichier qui peut être contenu occupe environ 75 % de la limite annoncée, et une limite de 25 Mo ne permet de transmettre qu’un fichier d’environ 18 Mo. Le fournisseur du destinataire applique aussi sa propre limite, donc c’est la plus petite des deux qui détermine si votre message arrive.

Avant de choisir une méthode, il est utile de savoir où se situe votre fichier. Pour se donner un ordre d’idée des fichiers que les petites entreprises envoient le plus souvent : une photo prise avec l’appareil photo d’un téléphone pèse quelques mégaoctets et convient bien en pièce jointe ; un diaporama avec images atteint souvent 10 à 30 Mo, soit juste à la limite ; une courte vidéo dépasse la limite dès la première minute d’enregistrement ; un fichier de conception, de CAO ou d’image brute atteint généralement plusieurs centaines de mégaoctets ; un dossier de factures ou de contrats numérisés grossit vite une fois que vous dépassez quelques dizaines de pages.

La règle pratique : tout ce qui dépasse environ 18 Mo nécessite un lien plutôt qu’une pièce jointe, et tout ce qui dépasse quelques centaines de mégaoctets nécessite un espace de stockage dans le nuage en particulier.

Chargez le fichier, puis partagez un lien vers ce dernier. C’est la limite la plus élevée des quatre, jusqu’à 250 Go par fichier, et cela fonctionne pour un document unique comme pour un dossier entier. Les destinataires n’ont pas besoin d’un compte chez le fournisseur de stockage pour ouvrir le lien. Le point principal à surveiller concerne les autorisations quand vous partagez en dehors de votre entreprise, d’où l’importance de définir l’accès volontairement. Si vous n’êtes pas familier avec le sujet, Stockage en ligne pour les petites entreprises explique le fonctionnement du service sous-jacent.

Les outils de collaboration regroupent le chat, les réunions vidéo et le stockage de fichiers au même endroit, et ils sont généralement intégrés à l’espace de stockage dans le nuage, donc envoyer un fichier dans une conversation ne représente qu’une seule étape. C’est l’option la plus rapide pour les personnes avec lesquelles vous travaillez déjà. L’inconvénient, c’est que les fichiers se retrouvent dispersés dans plusieurs fils de discussion et sont plus difficiles à retrouver plus tard.

Ces services vous permettent de charger un fichier et d’envoyer un lien de téléchargement, certains gratuitement et d’autres par abonnement. Ils sont utiles lorsque le destinataire est externe à vos outils habituels. Vérifiez les protocoles de sécurité avant d’en utiliser un, car ces sites n’offrent souvent pas de protections robustes en matière de sécurité ou de confidentialité. Pour tout ce qui est sensible, utilisez plutôt votre fournisseur d’espace de stockage dans le nuage.

Compresser un dossier ou fractionner une grande archive en plusieurs parties peut faire passer un fichier sous la limite. Cependant, cela n’aide qu’au niveau de la marge. Les vidéos, les photos et les PDF sont déjà compressés, donc ils se réduisent à peine. Pour la plupart des PME, le lien vers un espace de stockage dans le nuage couvre presque tous les cas, et le reste dépend de la situation.

La méthode du lien nuage prend environ une minute. Commencez par enregistrer le fichier dans votre espace de stockage dans le nuage, ou faites-le glisser vers le dossier où il doit se trouver. Ensuite, attendez la fin du chargement, car le lien ne fonctionnera pas tant que le fichier n’aura pas été entièrement transféré. Troisièmement, sélectionnez l’option de partage, soit le bouton de partage dans le document, soit un clic droit sur le fichier dans son dossier. Quatrièmement, définissez les autorisations avant l’envoi : qui peut l’ouvrir, qui peut le modifier ou seulement le consulter, et si le lien doit expirer ou non. Cinquièmement, envoyez le lien par courriel, dans une conversation ou par SMS.

Certaines applications de courriel réduisent encore cette limite. Joignez un fichier trop volumineux dans Outlook et il proposera de charger le fichier vers OneDrive et de remplacer la pièce jointe par un lien de partage, ce qui produit le même résultat sans quitter votre boîte de réception. Vérifiez les autorisations de ce lien si le destinataire est en dehors de votre entreprise.

Il vaut mieux considérer l’espace de stockage dans le nuage comme l’option par défaut plutôt que comme une solution de repli, et les raisons vont bien au-delà de la taille des fichiers. Simplicité d’utilisation : envoyez une invitation par courriel ou un lien direct. Le destinataire clique pour l’ouvrir sans avoir besoin d’un compte. Sécurité : le chiffrement des fichiers, la surveillance des connexions suspectes, la détection des rançongiciels, l’analyse antivirus, l’authentification à deux facteurs et des liens protégés par mot de passe de manière intégrée. Autorisations : restreignez qui peut afficher, commenter, modifier ou repartager (une personne, un groupe, et jusqu’à toute personne disposant du lien). Récupération : si un destinataire supprime le fichier, vous pouvez le restaurer depuis la corbeille, et s’il le modifie, vous pouvez rétablir une version antérieure.

Sauvegarde : les fichiers restent en sécurité si un ordinateur est perdu, volé ou tombe en panne. Collaboration : partagez une fois et travaillez ensemble dans le même fichier, avec des modifications visibles au fur et à mesure. Moins d’espace de stockage : le fichier occupe moins d’espace sur votre appareil et n’utilise pas votre quota de courriel. Coût : la plupart des services incluent un niveau gratuit, donc il n’y a aucune raison de payer pour une limite de courriel plus élevée ou un abonnement de transfert. Ensemble, ces éléments transforment une livraison à sens unique en fichier de travail partagé, ce qui est souvent ce que vous désiriez à l’origine.

Le partage d’un lien élargit l’accès, donc il est utile d’adopter quelques bonnes pratiques. Notre guide sur le partage sécurisé de fichiers pour les petites entreprises explique plus en détail les protections sous-jacentes.

Partagez avec des personnes attitrées plutôt qu’avec toute personne disposant du lien dès que le fichier est sensible. Définissez des autorisations en lecture seule, sauf si le destinataire a réellement besoin de modifier le fichier. Ajoutez une date d’expiration pour que le lien cesse de fonctionner une fois le projet terminé, ainsi qu’un mot de passe pour les dossiers financiers, juridiques ou clients. Avant de charger des éléments confidentiels sur un site de transfert gratuit, lisez ce qu’il indique au sujet du chiffrement et de la conservation, car beaucoup conservent les fichiers plus longtemps que vous ne le pensez.

Un fichier partagé est généralement un fichier de travail, et le travail commence dès l’envoi du lien. C’est là que l’assistance IA prend tout son sens : elle peut résumer un long contrat ou rapport pour qu’un collaborateur n’ait pas à lire quarante pages pour trouver la modification, rédiger le message qui accompagne le lien et vous mettre au courant des modifications apportées par les collaborateurs pendant votre absence. Le fichier cesse d’être quelque chose que vous avez envoyé par courriel et devient quelque chose que l’équipe fait circuler ensemble.

Envoyer des fichiers volumineux cesse d’être un problème dès que vous arrêtez de les joindre. Déplacez le fichier vers un espace de stockage dans le nuage, définissez les autorisations en fonction des personnes qui doivent le voir, puis envoyez le lien. OneDrive propose ce lien aux petites entreprises, ainsi que le chiffrement, l’historique des versions et l’accès à expiration, qui rendent le partage sécurisé par défaut. Commencez à utiliser OneDrive.