Qu’est-ce que la gestion des processus métier (BPM) ?

Une BPM efficace suit un cycle de vie continu qui garantit non seulement la mise en œuvre des processus, mais aussi leur amélioration constante au fil du temps. Les cinq étapes clés de la gestion des processus métier comprennent ce qui suit :
 

1. Conception. Définissez les objectifs, les rôles, les entrées, les sorties et les étapes du processus. Cela peut inclure des outils de mappage ou de modélisation des processus. Par exemple, une université qui conçoit un processus d’inscription des étudiants définirait toutes les étapes, de la candidature à l’inscription, pour identifier les moyens d’atteindre des objectifs comme la réduction du nombre de candidatures abandonnées, l’amélioration de l’exactitude des données et l’accélération du délai de traitement.
    
2. Modèle. Créez des représentations visuelles pour simuler différents scénarios. Cela aide les équipes à comprendre les dépendances et à optimiser le flux. Un exemple pourrait être une entreprise de logistique qui modélise l’optimisation de ses itinéraires de livraison en fonction des données de volume et de trafic, plutôt qu’en fonction de programmes statiques ou de schémas historiques, pour anticiper les goulots d’étranglement, réduire les coûts de carburant et raccourcir les délais de livraison une fois la solution mise en œuvre.
    
3. Exécutez. Déployez le processus à l’aide d’outils d’automatisation des workflows tels que Microsoft Power Automate. Une équipe des ressources humaines peut exécuter un workflow d’intégration des nouvelles recrues qui génère automatiquement des tâches, des rappels et la collecte des documents, garantissant une expérience cohérente pour chaque employé et réduisant le traitement administratif.
    
4. Surveillez. Suivez le niveau de performance en temps réel, en collectant des mesures clés comme le temps de cycle, les taux d’erreur et le débit. Par exemple, un système de soins de santé qui surveille la durée des préautorisations d’assurance et les points où des retards surviennent pourrait apporter des améliorations qui entraîneraient des approbations plus rapides, une meilleure satisfaction des patients et moins de problèmes de facturation.
    
5. Optimisez. Utilisez les informations de la surveillance pour affiner le processus. Cela peut consister à automatiser des étapes supplémentaires, à supprimer des redondances ou à mettre à jour la conception du workflow. Une chaîne de vente au détail, par exemple, peut optimiser les workflows de réapprovisionnement des magasins après avoir identifié des ruptures de stock fréquentes.
    

Chaque phase s’appuie sur la précédente, favorisant l’automatisation continue des processus, une meilleure utilisation des ressources et des gains mesurables en matière d’efficacité opérationnelle.

L’adoption de la BPM crée à la fois une valeur immédiate et durable pour votre organisation. Voici certains des avantages les plus immédiats :
 

• Efficacité accrue. Les workflows standardisés réduisent l’effort manuel et la duplication.
• Plus grande agilité. Adaptez-vous plus rapidement aux changements de marché ou aux changements réglementaires avec les processus appropriés en place.
• Meilleure conformité. Le suivi automatisé favorise une aptitude cohérente à l’exécution et la à l’audit.
• Suivi amélioré du retour sur investissement. Les améliorations opérationnelles se traduisent par des économies mesurables et une optimisation des ressources.
• Une meilleure collaboration. Des rôles et responsabilités clairement définis améliorent le travail d’équipe.

Ces avantages de l’automatisation des processus métier aident les équipes à travailler plus efficacement dès le premier jour, tout en jetant les bases d’une transformation plus large des processus. Au fil du temps, une meilleure efficacité, une plus grande agilité et une meilleure collaboration créent une base pour des avantages durables, notamment :
 

• Scalabilité. La BPM permet aux entreprises de croître sans perdre le contrôle opérationnel. À mesure que les processus sont optimisés et automatisés, ils évoluent avec moins d’effort et à moindre coût.
• Prise de décision pilotée par les données. La surveillance continue expose des tendances et des mesures de performances qui prennent en charge une meilleure planification et une meilleure allocation des ressources.
• Satisfaction des employés. La réduction des tâches répétitives et manuelles permet aux employés de se concentrer sur un travail à valeur plus élevée, améliorant l’engagement et la rétention.
• Amélioration de l’expérience des clients. Les processus efficaces réduisent les retards et les erreurs, d’où un service plus cohérent et une satisfaction plus élevée.
• Avantage concurrentiel. Les entreprises qui optimisent et automatisent plus rapidement peuvent apporter de la valeur plus vite, innover plus tôt et réagir avec agilité aux évolutions du marché.

Pour obtenir ces résultats à grande échelle, de nombreuses entreprises s’appuient sur des logiciels de gestion des processus métier pour automatiser les tâches, suivre le niveau de performance et adapter les processus en temps réel.

La gestion des processus métier s’applique à grande échelle, aidant des secteurs d’activité tout entiers à moderniser leurs opérations, tout en aidant chaque service de ces secteurs d’activité à travailler plus efficacement. La BPM se met à l’échelle pour répondre aux besoins des initiatives à l’échelle de l’organisation et des workflows des équipes individuelles.

Cas d’utilisation spécifiques d’un secteur d’activité

Soins de santé : la garantie d’une admission des patients rapide et exacte est essentielle, mais l’entrée manuelle des données et les transferts entraînent souvent des retards.

• La BPM orientée humain prend en charge les workflows de triage et les escalades qui nécessitent le jugement du personnel.
• La BPM orientée intégration transfère les données entre les systèmes de DMI, les bases de données d’assurance et les outils de planification.
• La BPM orientée document gère les formulaires de consentement, les références et la documentation de facturation.

Éducation : les universités rencontrent souvent des difficultés pour traiter les formulaires académiques et les approbations entre les différents services.

• La BPM orientée humain permet aux conseillers et aux enseignants de vérifier les demandes et approbations académiques.
• La BPM orientée intégration connecte les systèmes d’information des étudiants aux plateformes du bureau d’enregistrement et des finances.
• La BPM orientée document facilite l’acheminement et l’archivage des transcriptions, des plans de programme et des recours.

Fabrication : la maintenance des équipements effectuée dans les délais tout en réduisant au minimum les temps d’arrêt de production représente un défi complexe.

• La BPM orientée humain permet aux techniciens de faire remonter les tâches de maintenance urgentes et de consigner les inspections.
• La BPM orientée intégration relie les outils de gestion des ressources aux systèmes de production et de planification.
• La BPM orientée document automatise le flux des journaux de maintenance, des contrôles de sécurité et des rapports de conformité.

Vente au détail : l’ouverture de nouveaux magasins implique des processus reproductibles qui doivent être exécutés de manière cohérente.

• La BPM orientée humain attribue des tâches aux équipes locales et garantit la responsabilité.
• La BPM orientée intégration extrait des données des outils des RH, des finances et des installations pour une coordination en temps réel.
• La BPM orientée document gère les baux, les autorisations et les accords avec les fournisseurs, de l’initiation au stockage.

Cas d’utilisation au niveau du service

Dans chaque secteur d’activité, la BPM prend également en charge les workflows courants des différents services. Ces cas d’utilisation constituent souvent la première étape vers une automatisation des processus et une standardisation des workflows à une échelle plus large :

Finance : la gestion du volume élevé de notes de frais et d’approbations dans tous les services peut prendre beaucoup de temps et générer des erreurs, ce qui complique le suivi du retour sur investissement.

• La BPM orientée humain garantit que les responsables vérifient et approuvent les dépenses à forte valeur avec le contrôle approprié.
• La BPM orientée intégration connecte les outils financiers aux systèmes RH pour valider les catégories de dépenses, les limites et les rôles des employés.
• La BPM orientée document automatise la génération, l’acheminement et l’archivage des formulaires de remboursement et des reçus.

Ressources humaines : l’intégration de nouveaux employés à grande échelle entraîne souvent des expériences incohérentes et des retards dans l’approvisionnement.

• La BPM orientée humain guide le personnel des RH dans des workflows d’intégration étape par étape avec des tâches basées sur les rôles.
• La BPM orientée intégration relie les systèmes de recrutement, informatiques et de données de paie pour déclencher la configuration des comptes et l’accès aux systèmes.
• La BPM orientée document gère les lettres d’offre, les accusés de lecture des politiques et les documents de conformité.

Opérations : la coordination des activités de la chaîne d’approvisionnement implique plusieurs équipes et systèmes, ce qui peut entraîner des retards ou des non-concordances d’inventaire.

• La BPM orientée humain aide les responsables à vérifier et à approuver les modifications de fournisseurs ou les commandes urgentes.
• La BPM orientée intégration synchronise les données d’inventaire en temps réel avec les plateformes d’approvisionnement et de logistique.
• La BPM orientée document gère les bons de commande, les documents d’expédition et les contrats avec les fournisseurs.

Service clientèle : la résolution rapide les problèmes des clients est difficile lorsque les équipes de service s’appuient sur des outils déconnectés et un suivi manuel.

• La BPM orientée humain affecte des tickets aux agents de support en fonction de leur disponibilité et de leur expertise.
• La BPM orientée intégration consolide des données des systèmes de gestion de la relation client (CRM), de support technique et de base de connaissances pour éclairer la résolution.
• La BPM orientée document automatise la génération de modèles de réponse, de rapports de service et d’enquêtes de satisfaction.

Aspect juridique et conformité : la gestion des approbations de contrats et des changements de stratégie est soumise à des contraintes de délai et nécessite un suivi rigoureux.

• La BPM orientée humain coordonne les révisions juridiques et les validations des parties prenantes.
• La BPM orientée intégration connecte les systèmes de gestion des contrats aux plateformes de risque et de conformité.
• La BPM orientée document garantit le contrôle des versions, la gestion des accès et le stockage sécurisé des documents juridiques.

Simplifiez la façon dont votre organisation gère ses processus métier en automatisant les tâches répétitives, en intégrant des systèmes et en concevant des workflows sans écrire de code. Les outils d’automatisation des workflows et des processus dans Power Automate accélèrent l’amélioration de l’efficacité opérationnelle, l’augmentation de la productivité des équipes et l’amélioration du suivi du retour sur investissement.

Power Automate inclut également des fonctionnalités d’IA qui améliorent l’automatisation des processus grâce à une prise de décision intelligente et à des informations prédictives, ce qui vous aide à innover avec l’IA tout en optimisant les workflows à grande échelle. Apprenez-en plus sur Power Automate.