ما هو مخطط Gantt وطريقة استخدامه

إذا كنت بحاجة إلى مساعدة في إنجاز قائمة المهام الخاصة بك، فإن مخطط Gantt أداة مفيدة. لحسن الحظ، فإن إنشاء مخطط Gantt بنفسك أمر سهل. تابع القراءة لمعرفة كيف يمكن لمخطط Gantt مساعدتك في البقاء منظماً في المنزل أو في المكتب.

من المحتمل أنك رأيت مخطط Gantt من قبل دون أن تدرك ذلك. تحظى مخططات Gantt بشعبية كبيرة في بيئات العمل المكتبية لدعم المشاريع المتعلقة بالعمل. يمكن أن تساعد مخططات Gantt في تخطيط الجداول الزمنية لمشاريع العمل أو حتى المشاريع الشخصية، مثل تجديد منزلك. استخدام مخطط Gantt فوائد عديدة

يستمد مخطط Gantt اسمه من هنري غانت، المهندس الميكانيكي الأمريكي الذي صممه. مخططات Gantt من أدوات إدارة المشاريع الشائعة التي تتيح تتبع المهام ومستوى التقدم والجداول الزمنية بسهولة وفي غضون ثوانٍ. كما أنها تساعد المديرين على تتبع الموارد وأعضاء الفريق اللازمين لإنجاز المشروع، وتعينهم كذلك على متابعة تواريخ بدء المشروع وانتهائه. مخططات Gantt وسيلة ممتازة لتتبع المشاريع بجميع أحجامها ومددها الزمنية، سواء كانت تمتد ليومين أو لعشرة أشهر.

مخطط Gantt هو نوع من المخططات التي تستخدم الأشرطة لتصوير الجداول الزمنية للمشاريع. يمكنهم تتبع مدة المشروع بالأيام أو الأسابيع أو حتى الأشهر. في مخطط Gantt، تُدرج كل مهمة من مهام المشروع في المخطط وتُمثَّل بشريط أفقي. يمثل المحور السيني في المخطط الجدول الزمني، بينما يضم المحور الصادي كل مهمة يتعين إنجازها.

تستخدم بعض مخططات Gantt أشرطةً ذات لون مصمت وثابت لتقديم تمثيل مرئي بسيط للجداول الزمنية للمشروع، في حين تتيح مخططات أخرى خيار تحديث مستوى الإنجاز، ما يؤدي إلى تغيير لون الشريط (أو أجزاء منه) ليعكس ذلك التقدم المحرز. على سبيل المثال، إذا أشرت إلى أن مهمةً ما قد أُنجزت بنسبة 25%، فقد يظهر ربع الشريط باللون الأخضر للدلالة على التقدم المحرز، بينما يظهر الثلاثة أرباع المتبقية باللون الأحمر لتمثيل العمل المتبقي الذي يتعين إنجازه. يمنح هذا الترتيب مديري المشاريع لمحة سريعة عن حجم العمل المتبقي لكل مهمة.

من السهل إنشاء مخطط Gantt الخاص بك. يمكنك إنشاء نسختك الخاصة باستخدام معادلات بسيطة في Excel. إذا لم يكن لديك الوقت أو المعرفة المتقدمة ببرنامج Excel، فيمكنك البدء باستخدام قالب مجاني.

للبدء في إعداد مخطط Gantt الخاص بك، ستحتاج إلى ما يلي:

• قائمة بالمهام التي يجب إنجازها
• تواريخ البدء والانتهاء لكل مهمة
• المسؤولون عن المهام وأعضاء الفريق لكل مهمة

إنشاء مخطط Gantt أسهل بكثير عند استخدام نموذج جاهز، وتتوفر العديد من القوالب المجانية لمخطط Gantt. عند استخدام قالب كهذا، يمكنك تغيير كل خلية في عمود "النشاط" لتسمية كل مهمة. في العمودين التاليين، أدخِل تاريخ بدء المشروع وتاريخ انتهائه. في العمودين E وF، تُدخِل تواريخ البدء الفعلية وتواريخ الانتهاء الفعلية. تشير تواريخ البدء والانتهاء الفعلية إلى موعد الانطلاق الرسمي للمشروع. على سبيل المثال، إذا كنت تخطط لإصلاح سقف منزلك في الخامس من الشهر ولكنك لم تتمكن من البدء إلا في العاشر منه بسبب عاصفة، فسيكون الخامس هو تاريخ البدء المخطط له، بينما سيكون العاشر هو تاريخ البدء الفعلي. سترى الأشرطة الموجودة على المحور السيني تتغير بناءً على تاريخي البدء والانتهاء. احرص أيضاً على إدخال نسبة إنجاز المشروع يدوياً لتظل متابعاً لسير العمل في المهمة. مرة أخرى، يمكن رفع مخطط Gantt المكتمل إلى مساحة عمل مشتركة تتيح لجميع المتعاونين معك الوصول إليه والمساعدة في تحديثه.

• ميّز أشرطة المهام بالألوان بناءً على الفريق، أو الشخص المكلّف بالمهمة، أو مستوى الأولوية. على سبيل المثال، قد ترغب في جعل الأشرطة الخاصة بالمهام الأكثر إلحاحاً باللون الأحمر. تجعل مثل هذه المؤشرات البصرية مخطط Gantt الخاص بك أسهل فهماً بمجرد النظر إليه.
• كلما كانت مهامك أكثر تحديداً، كان ذلك أفضل. بدون تفاصيل كافية، قد يكون من الصعب تحديث حالة المهمة أو تقييمها.
• إضافة المحطات الرئيسية إلى مخطط Gantt وسيلةً رائعةً لتحفيز فريقك ومساعدتهم في رؤية مدى التقدم الذي أحرزوه.

مخططات Gantt وسيلةً مُثبتة الفعالية للحفاظ على تنظيم المشاريع ومتابعة تواريخ بدئها وانتهائها. الآن بعد أن عرفت كيفية إنشاء مخطط Gantt، يمكنك إدارة مشاريعك بسهولة.