Čo je Ganttov graf a ako ho používať

Ak potrebujete pomoc s plnením zoznamu úloh, Ganttov graf vám môže byť užitočným pomocníkom. Našťastie je vytvorenie vlastného Ganttovho grafu jednoduché. Čítajte ďalej a zistite, ako vám Ganttov graf môže pomôcť udržať si prehľad doma aj v kancelárii.

Pravdepodobne ste už Ganttov graf videli, hoci ste si to možno neuvedomili. Ganttove grafy sú v kancelárskom prostredí veľmi obľúbené ako pomôcka pri pracovných projektoch. Ganttove grafy vám môžu pomôcť plánovať časovú os pracovných aj osobných projektov, napríklad rekonštrukcie v domácnosti. Používanie Ganttovho grafu má mnoho výhod

Ganttov graf je pomenovaný po americkom strojníckom inžinierovi Henrym Ganttovi, ktorý ho navrhol. Ganttove grafy sú bežnými nástrojmi na riadenie projektov, ktoré umožňujú rýchlo sledovať úlohy, priebeh a časovú os. Manažérom zároveň pomáhajú sledovať zdroje a členov tímu potrebných na dokončenie projektu a kontrolovať dátumy jeho začatia a ukončenia. Ganttove grafy sú vhodné na sledovanie projektov akejkoľvek dĺžky, či už trvajú dva dni, alebo desať mesiacov.

Ganttov graf je typ grafu, ktorý pomocou pruhov znázorňuje časovú os projektu. Umožňujú sledovať trvanie projektu v dňoch, týždňoch či dokonca mesiacoch. V Ganttovom grafe je každá úloha projektu uvedená v grafe a znázornená vodorovným pruhom. Os X predstavuje časovú os a na osi Y sú uvedené jednotlivé úlohy, ktoré treba dokončiť.

Niektoré Ganttove grafy používajú nemenné jednofarebné pruhy na jednoduché znázornenie časovej osi projektu, zatiaľ čo iné umožňujú aktualizovať priebeh projektu, pričom farba pruhu alebo jeho častí sa mení podľa aktuálneho priebehu. Ak napríklad označíte konkrétnu úlohu ako dokončenú na 25 %, štvrtina pruhu môže byť zelená a znázorňovať dosiahnutý pokrok, zatiaľ čo zostávajúce tri štvrtiny budú červené a budú predstavovať prácu, ktorú ešte treba dokončiť. Takéto usporiadanie poskytuje projektovým manažérom rýchly prehľad o tom, koľko práce ešte zostáva pri jednotlivých úlohách.

Vytvoriť si vlastný Ganttov graf je jednoduché. Vlastný graf si môžete vytvoriť pomocou jednoduchých vzorcov v Exceli. Ak nemáte čas alebo pokročilé vedomosti o Exceli, môžete začať s bezplatnou šablónou.

Na vytvorenie Ganttovho grafu budete potrebovať:

• zoznam úloh, ktoré treba dokončiť;
• dátumy začatia a ukončenia jednotlivých úloh;
• osoby a členov tímu zodpovedných za jednotlivé úlohy.

Vytvoriť Ganttov graf je so šablónou oveľa jednoduchšie a na výber máte množstvo bezplatných šablón Ganttových grafov. Keď použijete šablónu ako je táto, môžete upraviť každú bunku v stĺpci Activity (Aktivita) a označiť v nej jednotlivé úlohy. Do nasledujúcich dvoch stĺpcov zadajte dátum začatia a dátum ukončenia projektu. Do stĺpcov E a F zadajte skutočné dátumy začatia a ukončenia. Skutočné dátumy začatia a ukončenia označujú, kedy sa projekt oficiálne začal a skončil. Ak ste napríklad plánovali opraviť strechu 5. deň v mesiaci, no pre búrku ste mohli začať až 10. deň, 5. deň by bol plánovaným dátumom začatia a 10. deň skutočným dátumom začatia. Uvidíte, že pruhy na osi X sa menia v závislosti od dátumov začatia a ukončenia. Nezabudnite tiež manuálne zadať percento dokončenia projektu, aby ste mali prehľad o stave úlohy. Dokončený Ganttov graf opäť nahrajte do zdieľaného pracovného priestoru, kde k nemu budú mať prístup všetci spolupracovníci a budú ho môcť priebežne aktualizovať.

• Farebne odlíšte pruhy úloh podľa tímu, osoby zodpovednej za úlohu alebo úrovne priority. Pruhy naliehavejších úloh môžete napríklad označiť červenou farbou. Takéto vizuálne prvky uľahčujú pochopenie Ganttovho grafu na prvý pohľad.
• Čím konkrétnejšie úlohy zadáte, tým lepšie. Bez dostatočnej úrovne podrobností môže byť ťažké aktualizovať stav úlohy alebo posúdiť, ako na tom úloha je.
• Pridanie medzníkov do Ganttovho grafu je skvelý spôsob, ako motivovať tím a ukázať mu, aký kus práce už odviedol.

Ganttove grafy sú osvedčeným spôsobom, ako si udržať prehľad v projektoch a sledovať dátumy ich začatia a ukončenia. Teraz, keď už viete, ako vytvoriť Ganttov graf, môžete svoje projekty jednoducho riadiť.